ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)、通称RPAは、これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組みや製品のことです。
RPAとは？
RPAの特徴
「繰り返し」や「条件分岐」などの定型フローが用意されていて、その組み合わせで業務プロセスを表現できる点です。よって、データの収集や分析など、業務プロセスが定型化されたものには適用可能ですが、定型化できない業務には適用できません。
RPAの強み
人的ミスの防止が挙げられます。人間による作業では、どうしても小さなミスが発生したり、効率が悪くなったりします。特に定型業務は人間にとって単調作業で、ケアレスミスが発生しがちです。しかし、RPAにより作業を自動化することで、不注意によるミスを減らせます。
また、RPAの導入によって、従来は人手に頼っていたPC業務を自動化させられます。RPAツールは、24時間365日の稼働が可能です。人手不足が改善するうえに、その業務に必要な従業員数を減らせるため、結果的に人件費・残業代を削減できるでしょう。
RPAの導入では、人的ミス削減による作業品質の向上に加えて、処理速度の向上も期待できます。これにより、顧客対応の迅速さやサービスレベル全体の向上につながり、顧客満足度の向上につながるでしょう。
従業員がクリエイティブな仕事、付加価値の高い仕事に専念できるようになるのも、RPA導入の大きな強みです。単純作業をRPAに任せれば、従業員はやりがいある業務に多くの時間を充てられるようになり、DX推進の目的の一つである「新たな経済価値創出」に注力できます。また、従業員のモチベーションの維持にもつながり、企業全体の労働生産性を向上させられるでしょう。
RPAの弱み
システム障害のリスクが挙げられます。システム障害が発生した結果、業務が停滞したり、結局人間による手作業を強いられたりする場合があります。
担当者の退職・異動などで、RPAツールの処理がブラックボックス化するケースがある点も弱みです。RPAツールの構築や管理運用が特定の担当者に属人化している場合、RPAをどのように扱えばよいのか他の従業員には分からなくなってしまう場合があります。担当者が変わっても対応できるよう、マニュアル作成のような属人化を防ぐ対策が必要です。
情報漏洩のようなセキュリティ面のリスクも警戒すべきです。RPA導入により自動化する業務の中に、個人情報をはじめ機密情報が含まれる可能性はゼロではありません。特にクラウド型のRPAや、ネットワークに接続されたサーバーに構築されているRPAツールは不正アクセスや乗っ取りのリスクがあるため、セキュリティ対策を万全に整える必要があります。
誤った作業を繰り返すおそれがある点もRPA導入の弱みです。プロセス変更に応じてRPAの設定を更新しておかなければ、RPAツールは従来の指示に沿ってデータを処理してしまい、誤った結果やトラブルを生むおそれがあります。
RPA主要製品の紹介
UiPath
ロボットで自動化できるワークフローを作成する「UiPath Studio」、ワークフローを実行する「UiPath Robots」、作成したロボットの稼働状況を統合的に管理する「UiPath Orchestrator」などによって構成されるRPAツールです。各自のPCにインストールして開発・実行を行う「クライアント型」、開発・実行に加えて管理まで行える「サーバー型」に対応しており、APIによって様々なSaaSと連携することも可能となっています。「UiPath Orchestrator」では、すべてのロボットが行った処理や、人間がロボットを使って行った処理を記録・トラッキングするので、負担なくコンプライアンス遵守とセキュリティ維持ができます。
Power Platform
Microsoft Power Platformとは、Microsoftが提供するローコード・ノーコード開発プラットフォームです。ローコード・ノーコードとは、プログラミングの知識やスキルがなくても、ドラッグアンドドロップやGUIなどの簡単な操作で、アプリやワークフロー、ダッシュボードなどを作成できる開発手法です。
Power Platformでは、Power BI、Power Apps、Power Pages、Power Automate、Power Virtual Agentsという5つのサービスを組み合わせて、ビジネスに必要なソリューションを自由に構築できます。
また、Power PlatformはMicrosoft 365やAzure、Dynamics 365などのMicrosoftのクラウドサービスとも連携できるので、既存のデータやシステムの活用ができます。
Automation Anywhere
世界中で広く導入されているRPAプラットフォーム。ドラッグ＆ドロップするだけで直感的にロボットを作成したり、ビジネスプロセスの自動化に関するワークフローを設計したりできます。
また、任意のブラウザや、Windows、Linux、MacOS などのオペレーティングシステムからも自動化を実行でき、様々な環境に対応しているのも強みです。パブリッククラウド、プライベートクラウド、ハイブリッド、オンプレミスから導入形態を選択でき、いずれもあらゆる自動化を同じように制御・管理できます。タスクの学習および最適化を行うAI機能を搭載しており、複雑なビジネスプロセスを簡単に自動化することが可能です。
BizRobo!
BizRobo!は、Kofax社のRPAツールKofax Kapow 10をもとに日本企業向けに改良されているRPA製品です。低コストで無制限にスケールできること、利用規模や利用者の要望に合わせて料金体系が設定されていることも魅力です。 利用コストを抑えながらまずはスモールスタートで社内の様子や作業効率を確認しながら、徐々に導入を進めていくことも可能です。 またプログラミングやRPAについての知識が乏しくても簡単にロボットを作成できます。 BizRobo!は何か困りごとがあっても、サポート体制が充実しているので安心です。導入時からからサポートを受けることができ、運用後もテクニカルサポートやセミナーなどのあらゆるサービスを受けられます。
WinActor
NTTグループで開発された純国産のRPAソリューションです。ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でロボットへの実行指示を作成可能で、業務で多用される機能を1,000以上用意しており、組み合わせるだけでスピ－ディーに業務を自動化できます。IE・Office製品はもちろん、ERPやOCR・ワークフロー・個別の業務システムまであらゆるアプリケーションの操作に対応しています。独自のシステムやツールの利用が多い日本企業特有の業務プロセスにも対応できる点に強みです。技術サポートはすべて日本語で行われ、導入後のフォローが充実しているのも魅力となっています。
RPAと他ツールとの違い
RPAとマクロの違い
RPAとマクロでは、自動化できる範囲に大きな違いがあります。RPAがPCでできる作業は、ほぼ全てに対応できるのに対し、Excelマクロは、Excelで行う操作しか記録・自動化できません。VBAに精通している人であれば、Excelの表計算などの自動化だけではなく、WordやPowerPointなどのOffice製品や、Windows系アプリの操作も自動化することができますが、そのためにはプログラミングの専門知識が必要です。
また、VBAを使ったとしても、Office製品以外での連携が難しく自動化の範囲が限定されるため、適用範囲という面では、PC上の操作すべてを自動化することが可能なRPAの方が優れています。
もちろんRPAツールの利用にも一定のスキルは必要ですが、RPAでは自動化する作業手順のテンプレートが用意されているなど、VBAのような専門的なプログラミングの知識がなくても利用やカスタマイズがしやすいようになっています。
Excelは人が操作し起動させる必要がありますが、RPAは自動起動することができます。作業のスケジュール予約や定期作業の設定もできるため、作業を完全に自動化できるというのも、Excelマクロには無いメリットといえるでしょう。また、ExcelマクロはPC上で動作するため、その処理能力はPCのスペックに左右されますが、サーバーやクラウドで動作するタイプのRPAであれば、その問題はありません。デスクトップ型のRPAと比べて初期費用が高くなるというデメリットはありますが、膨大なデータを自動化処理するような場合は、マクロよりもRPAの方が向いています。
RPAとAIツールの違い
RPAとAIの大きな違いは、「学習機能の有無」です。そのほかにも、RPAは機械的で、AIはより人間に近いソフトウェアであることや、適している業務、導入の難易度にも違いがあります。
RPAは「定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。マウスやキーボードの操作を覚えさせるだけで、業務プロセスの自動化が行えるため、導入の難易度が低く、AIに比べ導入コストも安く済みます。
AIは「非定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。「定型業務」であったとしても、繰り返し処理を行うことでAIが自律的に学習を行い、処理の精度や速度が向上するほか、より効率的に処理が行えるようになるというような特徴があります。
しかし、AIの学習にかかるコストや期間、膨大なデータが必要であるというようなデメリットもあるため、RPAに比べ導入の難易度は高めであるといえるでしょう。
また、AIはまだ完全な技術として確立されていません。完全に自立をしたうえで、多くの選択肢から適切な処理を行うことは現時点では実現できていませんが、自動化のクラスが向上することで、今後実現が可能といわれています。
RPAツール導入のメリット
生産性の向上
RPAはあらかじめ設定されたルールに則って正確性の高い業務を遂行することが可能です。人間よりも高速なスピードで作業を代行するため、業務の作業工数を大幅に削減し、業務効率を上げることができます。RPAは24時間365日の稼働が可能なため、従業員がいない時間でも作業を行うことができ、生産性を向上させることができます。
例えば月曜日に実施していた集計作業を、土日にロボットを稼働させて集計作業を終わらせておき、その後の確認作業のみ人間が行うということができるようになります。空いた時間を他の業務に回すことで、生産性の向上につなげることができます。これによりプロジェクトのスケジュール管理も容易になり、全体的な業務効率化につながるのです。
ヒューマンエラーの減少
単純作業を長時間繰り返し行うと、集中力が途切れ、どれだけ慎重に行ったとしても、ミスが発生しやすくなります。入力ミスや作業漏れ、メール送信先間違いなどのうっかりミスは、取引先からの信用を失うだけでなく、売上にも直結する危険性があります。RPAなら正確に作業を実行するため、ヒューマンエラーによるミスを防ぎ、業務品質の向上につながります。また、ミスの確認・修正の対応に時間を費やすことがないため、生産性も大きく向上します。
労働力不足の緩和
RPAが単純作業を担うことで、その作業にかかる人件費、採用費、教育費などのコストが大幅に削減されます。
数人分の仕事をRPAでまかなえるようになるだけでなく、作業ボリュームが増えた場合でも人材採用をせず、現状と同じ人員数で業務を運用することができます。
日々の単純作業はやりがいやモチベーション低下による離職の原因になりかねません。単純作業をロボットが代行することで従業員は自分のスキルを活かせる業務に従事することができ、従業員満足度が向上すれば、結果、離職を防いで採用や教育にかかるコスト削減につながります。さらに、RPAによるシナリオ作成が一度だけで済むため、正確な業務遂行が保証され、残業代や福利厚生費、コミュニケーションコストなども必要ありません。また、業務の見直しを通じて、業務フローを効率化することも可能です。RPAを効果的に活用すれば、導入・運用コストを考慮しても費用対効果は非常に高くなります。
働き方改革の推進
RPAが単純で反復的な作業を代行することで、従業員が本来のスキルや知識を活かせる業務に集中できる時間が増えます。これにより、個々の従業員の成長やキャリア開発が促進され、仕事に対するモチベーションが高まります。従業員がより創造的で価値の高い業務に従事することで、仕事の満足度が向上し、結果として企業全体のエンゲージメント向上にもつながります。
労働環境の改善も期待できます。RPAは24時間365日稼働できるため、従業員が過度な残業や深夜労働に追われることが減少し、ワークライフバランスが向上します。特に、業務負荷の高い繁忙期でも、RPAが安定して業務を遂行することで、従業員のストレスを軽減し、健康面への配慮も強化されます。これにより、従業員の離職防止や長期的な働き方の持続可能性が高まる効果が期待されます。
RPAの導入は、企業全体のデジタル化や業務プロセスの見直しを促進します。これにより、従来の紙ベースや手作業に依存していた業務フローが効率化され、社内外のコミュニケーションやデータ管理も改善されるため、業務全体の透明性が向上し、より迅速な意思決定が可能になります。これらの要素が相まって、RPA導入は働き方改革の推進において、企業の競争力強化と持続的な成長を支える重要な手段となります。
RPAツール導入時の注意点
各社RPAツールをよく検討する
必要な機能の有無や価格、使いやすいUI（ユーザーインターフェース）かどうかなど、導入後の利用を考慮したRPAツールの検討を行いましょう。トライアルが可能なツールであれば導入前に操作感を確認してみるのがおすすめです。
RPAで解決したい課題を明確にする
RPAで自動化する業務を決める際に、現場社員のあらゆるニーズを反映させすぎると、思ったように自動化が進まなくなる可能性があります。まずは現場社員へのヒアリングを行って、「自動化ができる業務」と「自動化したい業務」のすりあわせを行い、適用すべき業務を洗い出しましょう。
このとき、ヒアリングをする相手は、現場業務を熟知しつつ、物事を建設的に捉えられる社員が適しています。なぜなら、RPAツールを設定するにあたり、業務内容や手順を正確にマニュアル化する必要があるためです。ヒアリング内容の精度がマニュアルの完成度にもつながるため、社員の選定は慎重に行いましょう。
RPAはITシステムであるため、小さなエラーや誤作動が起こる可能性もゼロではありません。ヒューマンエラーに比べれば、RPAが起こす不具合や誤作動の割合はかなり少ないといえますが、完全にゼロにすることはできない点は考慮する必要があるでしょう。企業にとって重要な業務を自動化している場合、システム障害が発生すると業務がストップしてしまいます。リスクと効率化のバランスを考えて自動化する業務を選びましょう。
サポート体制が整っているか
RPAによって自動化を行う業務は基本的にはどれもビジネスのなかで欠かせないもののはずです。そのため、万が一のトラブルや不具合、セキュリティリスクが発生した際には、できるだけ迅速かつ正確な対応が必要です。もちろん、前述したように自動化のプロセスや設定方法を文書化しておくことも重要ですが、社員のITリテラシーやリソース不足ですぐには対応できない場合も考えられます。サポート体制が充実したメーカーのものを選択しましょう。多くのRPAでは無料トライアル期間があるので、その際にどういったサポートをしてくれるのか、迅速な対応は可能かといったことを確認されることをおすすめします。
社内の教育体制を整える
ロボットに作業を実行させるために業務フローを細かい手順に分解し、RPA上の処理に落とし込んだフローを作成し、必要に応じて条件分岐や例外処理を設定するのは、誰でもすぐにできるというものではありません。導入後も、ロボットの処理が停止したなどエラーへの対処や、業務変更に伴うRPAの再設計などを行うことになります。そのため、RPA開発や保守・運用の対応を社内で行うのであれば、人材育成は欠かせません。
特に初期段階では、外部のプロフェッショナル人材に実際のRPA開発業務に応じた社員のトレーニングや、サンプルとして利用できるようなRPA開発などを依頼して、外部のプロフェッショナル人材のサポートのもと、社内で継続的に運用できるような人材と体制を整えることが求められます。
RPAを導入した事例
/生命保険業：年間約5万時間の余力を創出
/損害保険業：導入初年度で約2,000時間以上の労働時間削減を試算
/住宅業：2000体を超えるロボットによる業務自動化
/人事・総務業：社内業務では約9,000時間の工数削減
/情報サービス業：RPAのビジネス活用～RPAを自治体向けに提供
/建築関連サービス業：90業務に120体のロボットを導入、年間約3万時間の余力創出
/ガスエネルギー業：多拠点のロボット運用を実現、50超の事業所にRPAを水平展開
/コンサルティング業：社員9割が女性。産休、育休、介護による人員の増減にRPAで対応
/金融業：地域金融機関の組織変革で1万6,000時間余力創出
/不動産業：導入1年目から余力創出の効果が初期投資を上回る
/重工業：約3,000人の組織に3年計画でくまなくRPA開発者を配置?小売業：表記ミスや発注ロス率が大きく低減
/不動産、自動車、医療行等：AI-OCRとRPA技術を掛け合わせ、バックオフィスの負担を軽減
/小売業：情報システム部との連携で体制を整え「全員がRPAを使える未来」を目指す
RPAの最新動向と今後について
RPAは企業の現場部門にとって頼もしい存在として認識されるようになりました。現場の先進的な当事者たちの間では、内製化しやすいRPAを求める声が高まっています。これは、企業が現場業務の効率化という目標を真に達成するために、IT部門だけでなく、現場部門でもRPAを活用する取り組みを重視していることが背景にあると言えます。 RPAベンダーもいっそうユーザーフレンドリーなロボット構築環境の提供に努めるなど、こうした企業のニーズに応えています。
こうした流れから、IT部門だけでなく現場部門で主体的にRPAを活用するため、2種類以上の異なるRPAを適材適所に使い分けるケースが増えています。現場の業務をよく知る当事者たちが、自分たちの使いやすいツールを活用し、主体的にかかわることは業務プロセス改善の取り組みに欠かせません。現場部門をうまく巻き込んだRPAの活用を進めることができるかどうか。これが企業の今後の課題となるでしょう。RPAの普及によって、人がより価値の高い仕事に集中できる下地が整いつつあります。さらに、現場が従業員のリスキリング（学び直し）を含めてデジタル技術に慣れ親しむことにより、企業の生産性が向上し、業務改革をいっそう進めやすくなるという好循環が生まれていることも間違いありません。RPAをいかに活用するか、このことがいっそう企業に問われていると言えそうです。
